(von Dr. Sebastian Korts, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- & Gesellschaftsrecht, Steuerstrafverteidiger, Master of Business Administration, Master of International Taxation)
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Es gibt den vom BMF veröffentlichten Referentenentwurf zur Außenprüfungsordnung vom 23.03.2026, der in Fachbeiträgen am 25./26.03.2026 aufgegriffen worden ist. Diese ApO soll die bisherige BpO 2000 ersetzen.
Der Inhalt der neuen ApO ist im Kern eine vollständige Neuordnung des bisherigen Prüfungsrechts auf Verwaltungsebene. Die Vorschrift ist nun in neun Abschnitte gegliedert. Sie regelt erstens die allgemeinen Grundsätze der Außenprüfung, zweitens die Durchführung der Prüfung, drittens Konzern- und Verbundprüfungen, viertens die Mitwirkung des BZSt, fünftens den Einsatz der prüfenden Personen, sechstens Karteien und Verzeichnisse, siebtens Prüfungsgeschäftspläne und Jahresstatistik, achtens den Austausch von Prüfungserfahrungen sowie neuntens das Inkrafttreten. Ziel der Neufassung ist nach dem amtlichen Vorblatt ausdrücklich die Aktualisierung der BpO 2000 und zugleich die Beschleunigung von Außenprüfungen.
Neu ist zunächst der systematische Ansatz. Die ApO zieht die bisherigen, in der BpO verstreuten Leitgedanken stärker an den Anfang und formuliert sie schärfer aus. Künftig werden die risikoorientierte Fallauswahl, die angestrebte Zeitnähe der Außenprüfung, die Bindung an Verhältnismäßigkeit und geringstmöglichen Eingriff, die Konzentration auf wesentliche steuerliche Auswirkungen sowie die Berücksichtigung von Erkenntnissen aus (internationalen) Risikobewertungsverfahren ausdrücklich hervorgehoben. Außerdem soll die Außenprüfung zu Beginn Prüfungsschwerpunkte bilden und Umfang und Dauer auf das notwendige Maß beschränken.
Eine zentrale Neuerung ist, dass die frühere Sondervorschrift zur „zeitnahen Betriebsprüfung“ in § 4a BpO 2000 als eigene Norm wegfällt. Der Gedanke der Zeitnähe wird nun nicht mehr in einer separaten Sonderregel, sondern als allgemeines Leitprinzip der Außenprüfung verankert. Das BMF begründet die Streichung damit, dass seit den AO-Änderungen eine zeitnahe Prüfung in allen Prüfungsfällen angestrebt werde und die Zeitnähe künftig über die Regelung zur Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist abgesichert werde. Das ist eines der deutlichsten Beispiele dafür, was in der neuen Fassung nicht mehr gesondert abgedruckt ist, obwohl der dahinterstehende Gedanke nicht vollständig aufgegeben wurde.
Bei der Prüfungsanordnung selbst und bei der Prüfungsdurchführung wird die Verwaltung deutlich konkreter. Mit der Prüfungsanordnung kann nun ausdrücklich bereits die Vorlage aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtiger Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist verlangt werden. Die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte können anschließend sogar formlos, etwa im Eröffnungsgespräch, mitgeteilt werden. Zudem können in die Prüfungsanordnung nicht nur der klassische Betriebsprüfer, sondern alle nach außen an der Prüfung beteiligten Personen aufgenommen werden.
Auch der Ort der Außenprüfung ist neu justiert. Nach der BpO 2000 war eine Prüfung an Amtsstelle gegenüber einer Prüfung in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen nachrangig ausgestaltet. Die ApO übernimmt diese Rangfolge nicht mehr in gleicher Strenge. Sie stellt Geschäftsräume, Wohnräume und Amtsstelle flexibler nach den tatsächlichen Gegebenheiten auf und erlaubt außerdem ausdrücklich, digital überlassene Unterlagen auf einem gesicherten Datenverarbeitungssystem der Finanzverwaltung zu speichern und zu verarbeiten
Materiell besonders neu sind die Rahmenvereinbarungen in § 8 ApO. Dort wird erstmals ausführlich geregelt, dass Finanzbehörde und Steuerpflichtiger die konkrete Ausgestaltung der Mitwirkung verbindlich festlegen können. Solche Vereinbarungen können etwa Ablaufpläne, Kommunikationsformen, Antwortfristen, Besprechungstermine, Erreichbarkeiten, technische Voraussetzungen, Prüfungsschwerpunkte und sogar die Aussparung bestimmter Prüfungsfelder betreffen. Zugleich werden auch Grenzen genannt; unzulässig sind etwa Vereinbarungen, die Behördeninteressen beeinträchtigen oder organisatorisch sachwidrig sind. Das ist gegenüber der BpO 2000 ein echter inhaltlicher Ausbau und kein bloß redaktioneller Schritt.
Ebenfalls neu ist die ausdrückliche Ausgestaltung des qualifizierten Mitwirkungsverlangens. Die ApO regelt, dass nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung unter bestimmten Voraussetzungen ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen mit Rechtsbehelfsbelehrung ergehen kann. Voraussetzung ist regelmäßig eine vorherige einfache Mitwirkungsanforderung, deren unzureichende Erfüllung und eine erneute Aufforderung unter Hinweis auf die Möglichkeit des qualifizierten Mitwirkungsverlangens.
Bei Konzernprüfungen und in der Lohnsteuer-Außenprüfung gibt es ebenfalls gewichtige Änderungen. Für die verpflichtende Konzernprüfung wird die bisherige Umsatzgrenze von 25 Mio. Euro auf 50 Mio. Euro angehoben. Außerdem wird die Rolle der leitenden Konzernprüferin bzw. des leitenden Konzernprüfers gestärkt; sie oder er soll verbindliche Richtlinien einschließlich eines Zeitplans für Ablauf und Abschluss der Konzernprüfung setzen. Hinzu kommt mit § 21 ApO eine eigene Regelung zur koordinierten Lohnsteuer-Außenprüfung, die an die seit 2024 grundsätzlich verpflichtende Koordinierung anknüpft und hierfür zusätzlich eine Arbeitnehmerzahl von 10.000 als Kriterium nennt.
Auch die Zusammenarbeit zwischen Landesfinanzbehörden und BZSt wird neu strukturiert. Die ApO ordnet diesen Abschnitt nun nach dem praktischen Prüfungsablauf und sieht insbesondere einen früheren und stärker formalisierten Informationsaustausch vor. Das BZSt soll den Ländern bis spätestens Oktober Fälle mitteilen, bei denen es eine Mitwirkung plant; die Länder sollen ihre Prüfungsgeschäftspläne innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Beginn des Planungszeitraums elektronisch übersenden. Außerdem ist das BZSt vor Erlass einer Prüfungsanordnung zu beteiligen, wenn es an der Außenprüfung mitwirkt, insbesondere wenn bereits nach § 197 Abs. 3 AO Unterlagen angefordert werden sollen.
Neu ist aus unserer Sicht: Erstens entfällt die bereits erwähnte eigenständige Vorschrift zur zeitnahen Betriebsprüfung. Zweitens werden die früheren §§ 25 bis 28 BpO 2000 zum Einsatz von Beamten, Verwaltungsangestellten, Sachgebietsleitern und Betriebsprüfungshelfern nicht mehr getrennt geführt, sondern in § 27 ApO zusammengefasst und modernisiert. Dabei fällt insbesondere auf, dass die frühere starre Regel, wonach Personen grundsätzlich nicht erstmals nach Vollendung des 45. Lebensjahres als Betriebsprüfer eingesetzt werden sollten, nicht mehr ausdrücklich erscheint; ebenso gibt es keinen eigenen Paragrafen „Betriebsprüfungshelfer“ mehr.
Zweitens entfällt in der Betriebskartei die frühere Differenzierung zwischen Namenskartei und Branchenkartei sowie die Sonderregel zu Nebenbetrieben der Land- und Forstwirtschaft. Drittens wird der frühere feste Takt für Prüfungsgeschäftspläne bei Großbetrieben nicht mehr normiert. Viertens verschwindet die starre Jahresfrist 31. März für die Statistikmeldung aus dem Normtext. Fünftens wird das frühere „Betriebsprüfungsarchiv“ nicht mehr unter dieser Bezeichnung geführt, sondern funktional durch den Austausch über geeignete Plattformen und Kommunikationsmittel ersetzt.
Ergänzend gibt es noch kleinere, aber praxisnahe Änderungen. Im Prüferausweis soll aus Datenschutzgründen (??) künftig der Vorname nicht mehr aufgenommen werden. Für die Lohnsteuer-Außenprüfung wird eine Arbeitgeberkartei eingeführt und beim Konzernverzeichnis eine lohnsteuerliche Betriebsstättenübersicht ergänzt. Bei Fach- und Branchenprüfenden wird der Austausch zudem um Besprechungen und Erfahrungsaustausche erweitert, die vom BZSt organisiert werden. Auch das sind Punkte, die in der alten BpO entweder noch anders oder überhaupt nicht abgedruckt waren.