Zu den Anforderungen an eine Rechnung im Sinne des § 14c Abs. 2 UStG
Mit BFH Beschluss vom 19.03.2025 zu § 14c Abs. 2 UStG (BFH, XI R 4/22) hat der Bundesfinanzhof die Anforderungen an eine Rechnung mit unberechtigtem Steuerausweis weiter präzisiert – und dabei die Risiken scheinbar unverbindlicher Geschäftsschreiben deutlich hervorgehoben.
Kernaussage des BFH
Ein Dokument kann bereits dann als Rechnung im Sinne von § 14c Abs. 2 UStG gelten, wenn es aus Sicht eines Empfängers den Anschein einer Abrechnung über steuerpflichtige Leistungen erweckt und dabei Umsatzsteuer offen ausgewiesen wird.
Dies gilt selbst dann, wenn das Dokument nicht alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthält.
Folge: Wer in einem solchen Dokument Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese Steuer nach § 14c Abs. 2 UStG, auch wenn tatsächlich keine eigene steuerpflichtige Leistung erbracht wurde.
Der entschiedene Fall
Die Klägerin organisierte für pharmazeutische Unternehmen Beobachtungsstudien und übernahm u.a. die Honorarverwaltung für teilnehmende Ärzte. Die Honorare wurden von den Auftraggebern finanziert und von der Klägerin lediglich im Namen und auf Rechnung der Auftraggeber ausgezahlt.
Zur Anforderung der erforderlichen Mittel versandte die Klägerin sogenannte „Abforderungsschreiben“ an ihre Auftraggeber. Diese enthielten u.a.:
- Projektbezeichnung und Lieferdatum
- fortlaufende Nummern und Bestellbezüge
- eine Aufschlüsselung der Beträge
- einen gesonderten Umsatzsteuerausweis
Der BFH wertete diese Schreiben als Rechnungen im Sinne des § 14c Abs. 2 UStG. Entscheidend war, dass die Schreiben aus Sicht eines Empfängers den Eindruck erwecken konnten, über steuerpflichtige Leistungen abzurechnen.
Besonders problematisch war der offene Umsatzsteuerausweis, der für ein bloßes Zahlungsschreiben überflüssig und widersprüchlich war.
Gefahr für das Steueraufkommen
Der BFH stellte zudem fest, dass die Gefahr eines unberechtigten Vorsteuerabzugs nicht nur theoretisch bestand. Bei einzelnen Empfängern entstand tatsächlich die Fehlvorstellung, die Schreiben berechtigten bereits zum Vorsteuerabzug, obwohl die eigentliche Abrechnung über Gutschriften erst später erfolgen sollte.
Damit lag nach Auffassung des Gerichts eine Gefährdung des Steueraufkommens vor – mit der Folge, dass die Klägerin die ausgewiesene Umsatzsteuer schuldet.
Bedeutung für die Praxis
Die Entscheidung verdeutlicht:
Bereits geschäftliche Schreiben, Zahlungsanforderungen oder Abrechnungsübersichten können steuerlich als Rechnung qualifiziert werden, wenn sie
- den Aussteller und Empfänger erkennen lassen,
- eine Leistungsbeschreibung enthalten,
- ein Entgelt ausweisen und
- Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Unternehmen sollten daher bei Zahlungsanforderungen, Kostenzusammenstellungen oder internen Abrechnungsschreiben besondere Vorsicht walten lassen. Ein unnötiger Umsatzsteuerausweis kann dazu führen, dass die Steuer unabhängig von einer tatsächlichen Leistung geschuldet wird.