Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 28.01.2026 (X R 21/23) eine wichtige Entscheidung zum Betriebsausgabenabzug bei Vermögensverlusten getroffen. Im Mittelpunkt stand die Frage, ob Zahlungen beziehungsweise Geldverluste, die durch Straftaten verursacht wurden, steuerlich als Betriebsausgaben abziehbar sein können.
von RA Wahed T. Barekzai, LL.M., Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Steuerstrafverteidiger
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Die Entscheidung ist praxisrelevant für Unternehmer, die durch Mitarbeiter, Angehörige oder sonstige Vertrauenspersonen geschädigt werden. Der BFH macht deutlich: Ein Vermögensverlust ist nicht allein deshalb privat veranlasst, weil die schädigende Person ein Angehöriger ist oder ein besonderes Vertrauensverhältnis bestand. Entscheidend ist, ob das auslösende Moment des Verlustes im betrieblichen Bereich liegt.
Der entschiedene Fall
Der Kläger betrieb als Einzelunternehmer einen Sicherheitsdienst. Im Streit standen erhebliche Barzahlungen, die nach seinem Vortrag im Zusammenhang mit Bewachungsleistungen in Österreich standen. Es ging um Beträge von 380.000 Euro im Jahr 2008 und 205.000 Euro im Jahr 2009.
Nach den Feststellungen des Finanzgerichts existierten hierzu Rechnungen einer österreichischen Gesellschaft. Der Kläger behauptete, ein für ihn handelnder Angehöriger beziehungsweise Mitarbeiter habe ihm erklärt, den Rechnungen hätten tatsächliche Leistungen zugrunde gelegen. Der Kläger habe das Geld übergeben, damit es an die österreichische Gesellschaft weitergeleitet werde.
Später stellte sich heraus, dass die behaupteten Leistungen möglicherweise nicht erbracht worden waren. Das Finanzgericht lehnte den Betriebsausgabenabzug ab. Es sah weder eine vertragliche Verpflichtung des Klägers noch einen hinreichenden betrieblichen Zusammenhang. Außerdem stellte es darauf ab, dass der Kläger die Vorgänge nicht ausreichend kontrolliert habe.
Der BFH hob das Urteil auf und verwies die Sache an das Finanzgericht zurück.
Auch gescheiterte oder erzwungene Zahlungen können betrieblich sein
Der BFH stellt klar, dass ein Betriebsausgabenabzug nicht zwingend voraussetzt, dass eine Zahlung am Ende zum gewünschten Leistungserfolg führt. Wer in der nachvollziehbaren Annahme zahlt, damit eine betriebliche Verpflichtung zu erfüllen oder eine betriebliche Leistung zu erhalten, kann grundsätzlich betrieblich veranlasste Aufwendungen haben.
Das gilt auch für sogenannte Zwangsaufwendungen. Gemeint sind Vermögensverluste, die den Unternehmer unfreiwillig treffen, etwa durch Diebstahl, Unterschlagung oder Untreue. Auch solche Verluste können Betriebsausgaben sein, wenn objektiv zweifelsfrei feststeht, dass der Verlust im betrieblichen und nicht im privaten Bereich wurzelt.
Beispielhaft kann ein Diebstahl aus einer betrieblichen Kasse oder der Verlust von betrieblich bestimmten Geldmitteln abziehbar sein. Anders liegt es, wenn der Vorgang durch private Umstände geprägt ist und der betriebliche Zusammenhang dadurch überlagert wird.
Besondere Prüfung bei Angehörigen und Vertrauenspersonen
War die schädigende Person ein Angehöriger oder eine sonstige Vertrauensperson, verlangt der BFH eine besonders sorgfältige Prüfung. Private und betriebliche Motive können in solchen Fällen eng miteinander verwoben sein.
Entscheidend ist deshalb nicht allein, ob der Unternehmer vertraut oder unvorsichtig gehandelt hat. Zu prüfen ist vielmehr, ob die Geldhingabe auf einer betrieblichen Grundlage beruhte, ob die Mittel dem Betriebsvermögen zuzuordnen waren und ob sie für einen betrieblichen Zweck bestimmt waren.
Auch eigenes Fehlverhalten des Unternehmers schließt den Abzug nicht automatisch aus. Selbst Fahrlässigkeit oder Leichtfertigkeit lassen die betriebliche Veranlassung nicht entfallen, solange sie nicht Ausdruck eines überwiegend privaten Motivs sind.
Warum der BFH das Finanzgericht korrigierte
Das Finanzgericht hatte den Fall nach Auffassung des BFH zu eng betrachtet. Es hatte vor allem auf fehlende Vertragsnachweise und unzureichende Kontrolle abgestellt. Das reichte dem BFH nicht.
Das Finanzgericht hätte umfassender prüfen müssen, ob der Kläger möglicherweise selbst Opfer einer Straftat geworden war und ob die übergebenen Gelder gleichwohl betrieblich bestimmt waren. Dazu gehören insbesondere die Rolle des Angehörigen beziehungsweise Mitarbeiters, die behauptete Verwendung der Gelder für Bewachungsleistungen und die Frage, ob die Mittel aus dem privaten oder betrieblichen Bereich stammten.
Da diese Gesamtwürdigung fehlte, konnte der BFH nicht abschließend entscheiden.
Praxishinweis
Für Unternehmer zeigt die Entscheidung zweierlei: Verluste durch Straftaten von Mitarbeitern oder Angehörigen sind steuerlich nicht automatisch verloren. Der Abzug setzt aber eine belastbare Dokumentation des betrieblichen Zusammenhangs voraus.
Gerade bei Barzahlungen, Auslandssachverhalten, ungewöhnlichen Rechnungen oder Einschaltung von Angehörigen sollten Verträge, Leistungsnachweise, Zahlungswege, interne Zuständigkeiten, Schriftverkehr und Plausibilitätsprüfungen sorgfältig dokumentiert werden. Wichtig ist außerdem eine klare Trennung zwischen privaten und betrieblichen Mitteln.
Wer Opfer von Betrug, Unterschlagung oder Untreue wird, sollte frühzeitig sichern, aus welchem betrieblichen Anlass die Zahlung oder Geldhingabe erfolgt ist.
Fazit
Der BFH stärkt die Möglichkeit, betriebliche Vermögensverluste steuerlich geltend zu machen. Gestohlenes oder veruntreutes Geld kann Betriebsausgabe sein, wenn der Verlust betrieblich veranlasst ist.
Gleichzeitig bleibt die Entscheidung kein Freibrief. Der Steuerpflichtige trägt die Feststellungslast. Gerade bei Straftaten durch Angehörige oder Vertrauenspersonen muss der betriebliche Zusammenhang überzeugend dargelegt werden.